Veškeré společenské činnosti by měly splňovat určitá společenská pravidla. Tato věta se týká také chování na Internetu a psaní e-mailů. Je ale pravdou, že se na pravidla slušného chování u klávesnice často zapomíná a je to škoda. Pojďme si pár pravidel mailové etikety připomenout a zároveň si vysvětlit často používané výrazy jako např. skrytá kopie či spam.

Psaní a zasílání e-mailových zpráv neboli mailování, má svá daná pravidla. Nejprve je potřeba si uvědomit, komu zprávu zasíláme a čeho se bude týkat. Od toho se samozřejmě odvíjí styl používané mluvy. Píšu synovi? Kamarádce? Lektorovi? Dotaz do internetového obchodu? Na městský úřad? Pro rodinného příslušníka či dlouholetého známého jsou pravidla volnější, například se nemusím podepisovat celým jménem. Pro úřady nebo nám neznámého člověka by se ale měla dodržovat konkrétní forma komunikace.

Obecná pravidla e-mailové komunikace

• Vyplnění řádku „předmět“ – zde napíšeme, čeho se daná zpráva týká, např. pozdrav, smlouva o dílo, fotky z dovolené, dotaz.
• Oslovení a pozdrav – na začátku každého e-mailu, např. Dobrý den pane Nováku, Ahoj Honzo, Vážení klienti.
• Vlastní text – následuje text Vaší zprávy, obsah je samozřejmě zcela na Vás. V e-mailové komunikaci se dodržují pravidla českého pravopisu. Píšeme tedy háčky, čárky, mezery mezi slovy a čárky v souvětí. Formát písma by měl být jednoduchý, nejlépe neměnit předem nastavený (v jiných zařízeních by se jiný formát písma nemusel správně zobrazit), písmo zanechat černé a nepoužívat mnoho enterů – odstavců. Pozor také na psaní textu pouze VELKÝMI PÍSMENY – může působit agresivně. Stejně tak opatrně na sarkasmus a ironii, v psané formě může být vtip špatně pochopen.
• Odkaz na přílohu – přikládáme-li k e-mailu přílohu, je dobré ji v textu zmínit, např. dále připojuji návrh smlouvy jako přílohu, viz příloha, podívej se na přiložené obrázky.
• Závěrečný pozdrav. Např. těším se na Vaši odpověď, s přáním hezkého dne, s pozdravem, už se těším, až tě uvidím.
• Podpis. Podpis byl v každém dopise na konci textu a je vhodné ho uvádět i v e-mailové komunikaci, i když dotyčný většinou z adresy pozná, kdo mu zprávu zasílá. V případě potřeby může být jméno doplněno o kontaktní údaje.

Jeden e-mail můžeme také zaslat na více adres, například při rozesílání pozvánky na narozeniny, svolání třídního srazu, pozvánka na veřejné zasedání… Při odesílání zprávy pro více příjemců – hromadné zprávy, máme dvě možnosti. Když se daní příjemci mezi sebou znají, mohu rovnou všechny jejich adresy zadat do řádku „komu“. Tyto adresy musí být mezi sebou oddělené čárkou. Když se ale příjemci mezi sebou neznají a chceme-li dodržet e-mailovou etiketu, jejich adresy skryjeme pomocí takzvané skryté kopie (kopie, skryté kopie). Znamená to, že všichni uvedení adresáti zprávu obdrží a uvidí jen adresu odesílatele. Zachováváme tak soukromí jednotlivých členů komunikace. Uváděné adresy opět oddělujeme čárkou.

V případě, že jsme příjemcem hromadné zprávy my a adresy ostatních jsou viditelné, máme při odpovědi opět dvě možnosti. „Odpovědět“ anebo „odpovědět všem“. Při zvolení možnosti „odpovědět“ naše odpověď dorazí jen odesílateli původní zprávy. Při zvolení „odpovědět všem“ bude naše odpověď doručena všem zúčastněným v dané komunikaci – odesíláme hromadnou odpověď.

Volbou "přeposlat" můžeme danou zprávu přeposlat jinému příjemci. Klikneme na "přeposlat" a vyplníme políčko "komu". V tomto případě bychom měli informace o původních odesílatelích smazat.

Co se týká přeposílání zpráv, velmi často se přeposílají zprávy s vtipným obsahem, s veselými nebo roztomilými obrázky či putovní dopisy. Zde je ale potřeba dát si pozor, komu zprávy přeposíláme a zda o ně opravdu dotyčný stojí. Praxe ukazuje, že jsou tyto zprávy většinou hodnoceny jako nevyžádané až obtěžující. Větší radost známému uděláme tím, že mu napíšeme osobní e-mail s pozdravem a vtip nebo obrázek vložíme jako přílohu pro zasmání. Ale neměly bychom tyto e-maily rozesílat hromadnou formou.

V problematice e-mailové komunikace se také často zmiňují slova spam, hoax a phishing („fišing“ – rybaření).

• spam – spam je nevyžádaná pošta,
• hoax – hoax je poplašná zpráva, výmysl,
• phishing – mezi phishing se počítá pošta, která chce z příjemce vylákat citlivé údaje.
  
  

Spam

Spam je masově rozesílaná hromadná e-mailová zpráva, která obsahuje reklamní sdělení a jeho účelem je zvýšit zisk prodejem výrobků či služeb. Většinou bývají tyto zprávy nevyžádány, ale do spamu se řadí také zpráva z instituce, jíž jsme sami poskytli naší e-mailovou adresu například formou registrace do členského klubu. Spamové zprávy nejsou vždy škodlivé, avšak z neznámé adresy mohou obsahovat vir. Neznáme-li odesílatele, je lepší zprávu vůbec neotevírat, smazat a nejlépe označit jako spam. To znamená, že náš e-mailový filtr se příště postará o vyhození této zprávy rovnou do koše.

Hoax

Hoax je poplašná nebo řetězová zpráva. Často je to šokující nebo emotivně působící sdělení. Jsou to typické maily, které důvěřiví lidé rozesílají velkému množství svých přátel. Rozesílání hoaxu je obecně považováno za obtěžující. Klasický hoax obsahuje v dané zprávě popis nebezpečí, odstrašující dopady, zastřešení známou organizací a prosbu o přeposlání co nejvíce lidem. Mezi tyto zprávy se řadí falešné prosby o pomoc, smyšlené petice, smyšlené varování o útoku na počítače, nabídky na snadné výdělky anebo řetězové dopisy štěstí. V případě, že sami nevíte, jestli je dané sdělení pravdivé nebo se jedná o hoax, můžete se podívat na server www.hoax.cz a zkusit dané sdělení vyhledat.

Phishing

Phishing zpráva je hromadná, nevyžádaná pošta, která chce z příjemce vylákat důvěrné informace. Jejich cílem je získat od odesílatele určitou finanční částku nebo bankovní údaje i s přístupovým heslem. Tyto e-maily vystupují pod hlavičkou konkrétní organizace – banka, pojišťovna, úřad, policie, pošta apod a chtějí vyplnit Vaše osobní údaje, jako číslo účtu, heslo k internetovému bankovnictví, číslo karty… Pamatujete si, že Vaše banka či jiná podobná organizace po Vás nikdy nebude chtít tato citlivá data e-mailem. Nejste-li si jisti, vše si nejprve u banky prověřte.

Chcete-li se o mailové etiketě dozvědět více, klikněte na následující odkazy:
Mailová etiketa. Jak na Internet (CZ.NIC),
Jak nenaletět internetovým podvodníkům. Jak na Internet (CZ.NIC),
Netiketa. Chovani.eu,
Hoax.cz,
Netiketa. Hoax.cz,
Phishing. Hoax.cz.